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工作大未來:混合模式、數位化、更貼近個人需求

兼容並蓄的工作未來, 混合式勞動力, 混合式協作, 分散式團隊

隨著企業準備在新冠肺炎疫情後讓員工重返工作崗位,他們將不得不考慮員工對工作的全新期望。員工在家工作一年多後,已經習慣了不用通勤、獨自工作,並有更多時間陪伴家人的生活。雖然有些人很高興回到辦公室,但也有人希望能保留遠距工作的選項。

企業也發現居家辦公的好處:營運支出減少、員工的工作效率提高。

「過去的一年中,各種規模的組織都看到了遠端勞動力能在維持業務運作的同時,於工作與生活之間創造更良好的平衡。因此,大多數組織都在尋求繼續接受這一新常態的方法,以試圖留住和招聘人才。」辦公科技全球領導品牌 Crestron 的技術夥伴計畫負責人 Bob Bavolacco 如此表示。

我們已經能夠越來越清楚地看到,混合式的工作模式將是未來的趨勢──企業會提供員工返回辦公室、遠距工作或結合兩者的選擇(表 1)。

兼容並蓄的工作未來, 混合式勞動力, 混合式協作, 分散式團隊
圖 1.大多數的公司領導者都打算讓員工至少部分時間在家工作。(來源:Gartner

打破辦公室疆界

全球疫情爆發之初,嘗試適應遠距工作的世界是企業和員工面臨的一大挑戰。企業必須設法為員工提供工作、協作及溝通所需的正確工具和技術,同時確保資訊安全。員工則必須適應全新的工作環境、心態和責任。

隨著部分員工返回辦公室,新的挑戰將是確保每個人無論在何處工作,都能獲得相同的工作體驗。

Bavolacco 表示:「雖然去年年初幾乎所有組織都立即需要遠端辦公,但我們仍成功完成了所有的必要工作,讓這些公司能在完全遠距的工作環境下持續營運。我認為那個時期的重點,是在遠端的條件下盡可能維持生產力,並在過程中確保內外部所有成員的『透明度』。現在世界各地已逐漸解封,我們仍然不太清楚這代表的異議,但也意識到在新的混合式工作環境之中,無論我們工作時身在何處,都必須表現出同樣的專業度並建立良好的互動。」

Bavolacco 認為,有一點是肯定的:企業必須調整預算與資源,賦予員工必要的工具,並維繫遠端工作人員與公司之間的聯繫。

他說:「如果企業沒有提供適當的工具或平台,員工將無法發揮潛能,生產力就會下降。這是我們目前面臨的主要問題。我們要如何讓跨平台、跨人口統計或地理上分散的位置進行協作,而不會出現這種情況?」

員工必須能夠存取團隊頻道、專案目錄、電子郵件,並在無需安排會議的情況下立即展開溝通。

當無法使用安全的 VPN 時,雲端對於提供可靠、可擴展和安全的方式,來串連分散各地的團隊成員並保持資訊同步至關重要。Bavolacco 說:「沒有雲端型的基礎架構,就永遠無法實現員工生產力的最大化和支持各種組織需求的系統的正體效率。

企業也需要在整個組織中建立標準化、整合式的通訊工具和平台,讓團隊成員能保持聯繫,並可以在混合式工作模式的新世界中取得與共享資訊。此外,這個平台應該能夠支持其他平台,以便員工可以與可能使用不同協作平台的組織外部人員聯繫與溝通。

舉例來說,整合式通訊解決方案 Crestron Flex 平台原生支援 Microsoft Teams、Zoom 和其他主流會議平台,同時也支援 BYOD 會議解決方案。這樣一來,員工無論身在何處、選擇使用什麼平台或與誰交談,都能在所有裝置上獲得一致的通話、簡報和視訊會議體驗。該平台可以連接先進的原生房間系統,例如數位顯示器與高品質的音訊科技,讓會議成員可以清楚地看到和聽到彼此。

組織還可以採用各種 Crestron Flex 裝置,或是允許員工將自己日常慣用的裝置與 Flex 搭配使用。此外,有了 Crestron 的 XiO Cloud,組織將可以透過單一儀表板遠端部署、管理及監控數千部裝置。

工作環境的再定義與重新設計

除了連接並提供一致的居家和辦公室工作體驗之外,企業還必須重新考慮員工回到公司時的工作、參與及互動方式。現在企業必須考慮到社交距離、空間人數限制、基礎設施,以及健康方面的考量。

組織意識到他們有機會減少辦公室面積,並開始研究優化空間的新方法。Crestron 提供處理遠端操作及空間監控的硬體和雲端服務。Crestron 的整合式通訊解決方案也提供家庭版,稱為「HomeTime」

透過 Crestron 的服務,員工可以看到空間的使用狀況、預約辦公空間,或遠端排定清潔服務。這樣一來,組織就能為員工建立臨時的工作空間,並掌握清潔的日程。Bavolacco 說這就好像用臨時的飯店環境來代替傳統的辦公室。

Crestron 的室內會議和控制解決方案套件,還包括整合至 Crestron 建築與環境系統中的室內人數感應器,以及第三方合作夥伴的空間調度應用程式。在兩者的搭配之下,企業將能隨時掌握辦公空間中的人數,以遵守社交距離和人數限制的相關規範。如果空間中人數過多,系統會透過 XiO Cloud 提醒設施管理人或 IT 負責人著手處理問題。延續整合功能的主題,XiO Cloud 更與 ServiceNow 整合,以便建立及管理維修申請單,確保辦公空間始終 100% 在線並受到妥善管理。

最後,Bavolacco 表示:「混合式的工作模式絕對是新的辦公常態。正在適應這個新常態的組織,必須提供工具來維持面對面與遠端的協作,同時維護實體工作環境的安全。」

Bavolacco 表示,放眼未來,這將是一次學習體驗,組織和員工必須不斷學習並適應最適合所有人的方法。

作者簡介

Christina Cardoza is the Senior Editor for insight.tech. Previously, she was the News Editor of the software development magazine SD Times and IT operations online publication ITOps Times. She received her bachelor’s degree in journalism from Stony Brook University, and has been writing about software development and technology throughout her entire career.

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