選擇協同合作解決方案的五個關鍵因素

May 14, 2019 John Blyler

交互式數字顯示協作

雲端協同合作平台可協助您的教育、企業或政府組織具備前瞻性,同時為您的專案帶來通訊、會議和內容分享等方面的效率。

但在選擇與導入平台方面,必須要找出針對每個組織與用戶基礎獨特的特性與使用案例量身打造的平台。

雲端式協同合作解決方案能提供許多優點,其中最重要的就是簡化組織的多種專案、工作群組,以及工作流程。雲端運算固有的可擴充性能提供有效的方式,處理不斷變化的協同合作需求。此外也能使會議和其他通訊更為透明,這經常可提高參與度以及加快決策過程。

此外,每個組織都有著不同的需求。以下列出在選擇視訊協同合作解決方案時,最重要的五個考量。

步驟 1.瞭解您的特有需求

現今最常使用通用通訊系統的群體主要分為三種類別:教育、企業,以及政府機關。他們各自有著獨特的目標。

在教育領域中,教師需要能更吸引學生學習的工具,並促進協同合作與創造力。舉例來說,使用互動式軟體在螢幕上繪圖和新增影像,可讓課程更具啟發性。(圖 1)。

互動數位顯示器,學生協同合作
圖 1。吸引學生學習並促進協同合作。(資料來源:Viewsonic)

提供個人化、有意義的學習過程便可實現此目標,並讓學生和教師能儲存及檢閱他們的工作。例如,他們能毫不費力地在不同裝置上切換檔案,也能在螢幕上複製及貼上多種檔案格式。

在商業環境中,現代互動式平台可讓身處任何位置的參與者輕鬆通訊與協作。這需要平台能擷取完整的會議體驗,從高品質的影片到共同創作內容,以及從抄寫筆記到為簡報加上註解等功能。

政府機關的需求映照出商業環境的需求,但還需要增強對於內容的控制,透過安全性與加密技術,確保資訊僅會與經過授權的與會者分享。

步驟 2.縮小選項

在確定您的需求後,請為必要的平台功能建立優先清單。理想中,端對端協同合作系統應具備多種功能,包括即時聊天與會議、可供遠端位置使用的詳細內容檔案分享、整體工作流程管理,以及觸控螢幕互動等。

其他可考慮的重要功能包括直覺、便利使用的介面,整合現有 IT 與運算基礎架構、支援標準軟體應用程式,以及是否可隨未來需求擴充。

無論您的需求為何,動態的互動式協同合作解決方案皆應具有符合數位 DNA 的彈性,以滿足您的組織和教育的需求。

步驟 3.檢查工作環境相容性

有時人們會忽略一個問題,那就是組織的軟體工具是否已經有既有的平台。若答案為肯定的,那麼該平台在新增應用程式與自訂功能方面的開放性如何?

舉例來說,Google 雲端硬碟、Microsoft Office、Skype、Salesforce 和 Dropbox 等,都是支援不同層次協同合作的熱門產品套件。在此情況中,工作環境相容性可確保使用者能在工作環境內使用 Microsoft Word 外掛程式編輯文件,同時將內容與 Google 文件使用者分享。因此,協同合作平台必須允許資料從多種應用程式匯入工作環境,並以各種相容格式匯出。

步驟 4.導入準備

在確認協同合作平台的獨特需求與介面後,接下來的步驟是確保導入任務能順利進行。最佳實務建議,當所有主要利益關係人都使用特定軟體平台時,最能成功部署雲端式協同合作策略。當組織對於他們最終部署的系統缺少有力的使用者支援,協同合作經常會以失敗收場。

新平台的推出率也很重要,應符合優先度與使用案例。此外,導入策略必須能輕鬆地將新技術與 IT 系統及目前的使用者協同合作實務相整合。

對較新的協同合作平台來說,上線程序中幾乎一定會包括訓練部分。所有使用者不僅需要瞭解如何最有效地運用平台,也必須知道如何保護性地處理敏感資料及關鍵智慧財產。

「導入失敗的主要原因就是缺乏訓練,」Viewsonic Global 技術副總裁 Craig Scott 說:「光是讓公司擁有平台是不夠的。您也需要為人們提供一種漸進的方法,讓他們能最有效地運用平台。您不能把一台勞斯萊斯交給別人,然後希望他們明天就用上車子的所有功能。」

步驟 5.為未來鋪路

這是企業組織認為雲端式協同合作平台能滿足系統未來需求的主因之一。可擴充軟體的優勢就是能隨著未來的需求而縮減或擴充,它也能藉由雲端服務協助降低整體軟硬體更新的成本、維護費用,以及佈建變更的支出,確保投資獲得保護。

透過 Viewsonic 的 ViewBoard 數位白板與 MyViewBoard,加上 Intel Unite® 軟體,能更容易達成這個目標。ViewBoard 2.1 的目標客群為企業與教育領域,專為智慧面板教室教學所設計,提供書寫、擦除、標記、繪圖和漫遊等白板功能。同時也完全整合了智慧面板的互動式多媒體功能,並可在會議室內部或從遠端位置使用(圖 2)。

Viewsonic Viewboard 數位白板
圖 2。ViewBoard 專為企業與教育領域所設計。(資料來源:Viewsonic)

「每個組織都有不同的數位 DNA、不同的技術融合能力,」Scott 解釋:「您必須謹慎評估這些 DNA,確定您導入正確的協同合作工具,妥善滿足貴公司的數位需求。」

作者簡介

John Blyler

John covers today’s latest high-tech, science and even science fiction in blogs, magazine articles, books and videos. He is an experienced physicist, engineer, journalist, author and professor who continues to speak at major conferences and before the camera on Chipestimate.com TV.

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