協同作業技術掃除障礙讓企業轉型

May 10, 2018 Erik Sherman

在全球商務環境中,跨越地理區域與時間界限的協同作業就是成敗關鍵。組織人員必須合力執行基本任務,與業務夥伴合作,並加速創新滿足公司需求。數位技術如人工智慧、雲端運算和進階顯示硬體讓組織能跨越各式各樣的界限打造各個團隊。協同作業是現代商業的要求。它是創新的關鍵。當設計、工程、行銷、財務與營運團隊分散在世界各地時,共同合作是基本需求。

群策群力的三大挑戰

但是,現今的全球環境為協同作業的兩大要素帶來三項嚴苛的挑戰:會議管理與通訊。第一項挑戰是地理。人們在世界各地居住和工作。組織在一個國家的多個區域營運,或是經常跨國營運。通常沒有辦法把人們集中在一個房間。第二項挑戰是語言。許多人掌握多種語言,但是無法精通全部語言。就算是能說和閱讀一種語言以上的人,他們的語言精熟程度亦各有不同。有些術語,或是整個討論過程可能難以理解。最後一項挑戰是互動性。在任何一種會議室中,會有一人站在白板前,而其他人觀看。真正的協同作業必須允許多位參與者提出意見,無論是口說或書寫。先進技術協助組織和供應商彌補其中差距。

數位協同作業的運作方式

使用數位技術全面實現協同作業的例子之一是 Vestel Interactive Collaboration Cloud。組織可以加強生產力、鼓勵協同作業、強化通訊和提高營運效率。系統提供獨力運作的互動式顯示器和雲端型業務服務,如下方圖 1 所示。該顯示器結合了 65 吋的規格、4K Ultra HD (UHK) 的解析度以及搭配商務用 Skype 的 USB 攝影機,打造高品質的視覺體驗。在 Intel 雲端上執行的 Intel Unite® 軟體可將採用 Intel® Core™ vPro™ 晶片的任何用戶端裝置之畫面與會議室的其他人分享。

圖 1. Vestel Meeting Collaboration Cloud 提供非常豐富的協同作業功能。

這樣的設計解決了協同作業的基本問題。該顯示器是與雲端服務的聯絡點。會議室或教室只要具備顯示器,便能啟動協同作業程序。顯示器可以與房間內的用戶端裝置分享畫面,確保每個人均參與協同作業,解決了協同作業互動性的問題。與此同時,每個會議室可以互相連線。若用一扇門來比喻,在不同房間的人們可以開啟通往雲端的門,並用各種方式交換通訊,包括鏡像書寫與簡報、影像、共用的業務應用程式和遠端電信會議。這樣一來,便解決了地理問題。Vestel Meeting Collaboration Cloud 的解決方案可以擴充,所以任何組織均可使用。「並沒有最低的組織規模要求。」VESTEL TICARET A.S 副總經理 Barış Ökesli 表示。「任何規模的組織均可透過雲端協同作業擴大觸及率。」重要的是讓所有組織均可使用,因為就算是小型企業也經常必須和來自世界各地的客戶、供應商和合作夥伴交流。

簡單才是王道

若是規模很重要,那麼盡可能讓協同作業在各個層面均簡單易用就更加重要。人們不願意使用設定與執行難度太高的設備。太過複雜是舊式電信會議系統失敗的原因。設定和操作的問題太多,導致電信會議設備變成昂貴又不可靠的硬體。而像 Vestel 便從三個面向達成簡易化的目標。其一是基礎硬體層級。使用者只需要插上電源線並連接網路。所有其他事情均由設備獨力完成。其次便是將操作簡易化。人們可以用特殊的筆或用手使用顯示器,使用介面的操作自然符合大部份人的經驗。第三個因素是軟體。參與者對軟體越熟悉,便可以更早到達理想的工作速度。為此,使用者可以透過 Microsoft 的雲端與 Office 365 使用標準的 Microsoft 商業生產力應用程式。Microsoft Whiteboard 軟體可以繪圖、書寫 (具備手寫辨識),也可以附上影像。人們可以書寫、速寫和新增照片,在會議各端的參與者均可使用相同的視覺素材互相合作,然後用即時連結分享成果或把成果匯出為影像。

加強協同作業的進階功能

協同作業不必死守公司過去使用的方法。藉由機器學習和其他形式的人工智慧,協同作業可以更加細緻。掃除語言障礙的一大助力就是機器翻譯。Microsoft Translator 也提供雲端版機器翻譯功能。「線上即時機器翻譯可促進企業之間的通訊,並協助進行多語會議。」Ökesli 表示。翻譯功能結合人工智慧更是表現優異。若有人上傳某個會議的 PowerPoint 簡報,在雲端的人工智慧會檢驗非母語人士可能難以理解的那些字詞,然後自動翻譯後呈現在簡報上。該軟體可以配合參與者的需求,同時提供多種翻譯版本。人工智慧也會透過手寫辨識檢查輸入的內容,藉此加速簡報流程。圖像是通訊與簡報的重要成份。若有人上傳某個會議的 PowerPoint 簡報,雲端型人工智慧會檢驗非母語人士可能難以理解的那些字詞,然後自動翻譯後呈現在簡報上。

重新思考協同作業

現在的組織無論是商業、教育或政府,均為了要在不同的營運地點進行協同作業和訓練而面臨極大挑戰。雖然有技術工具可以協助,但是必須運用適當的工具才會有效。在全球化影響之下,協同作業工具必須解決地理、語言與互動性的障礙。然而現今的全球環境使得會議管理與通訊面臨三大嚴苛挑戰:地理、語言與互動性。組織可以使用像 Vestel Interactive Collaboration Cloud 的解決方案來克服三項障礙並促使協同作業更進步。

作者簡介

Erik Sherman

Erik Sherman is a journalist, analyst, and consultant with a background in engineering, technology, and business management. He's written about such topics as semiconductors, enterprise software, logistics, software development, advertising technology, scientific instruments, biotechnology, economics, finance, marketing, and public policy.

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